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Scopriamo i requisiti che deve avere una segretaria virtuale 

Al giorno d’oggi sono molti i professionisti che avrebbero bisogno dell’assistenza di una segretaria ma non possono permettersene uno fisso. Ecco quindi che è sempre più diffusa la figura professionale della segretaria virtuale. Flessibilità e lavoro agile, ottimizzazione dei costi, competenze di comunicazione e marketing. Queste sono le caratteristiche che deve possedere la segretaria di oggi, una figura che svolge attività di front office, sempre più decisiva per professionisti, pmi e artigiani.

Per questo si sta affermando anche in Italia la segretaria virtuale, nata a fine degli anni ’90 in Usa, dove è conosciuta come virtual assistant, sviluppatasi nei paesi anglofoni e sbarcata in Europa e in Italia a inizio degli anni 2000. La particolarità di una segretaria virtuale, però, sta nel fatto che non è fisicamente presente nello studio del professionista per cui lavora, ma opera da remoto e magari presta la sua opera a più professionisti o studi professionali contemporaneamente.

La figura della segretaria virtuale può per esempio essere uno strumento di marketing, per fissare appuntamenti, fornire comunicazioni e informazioni, raccogliere adesioni per eventi gestendo calendari delle presenze e dando informazioni sulle strutture ricettive. Tra i requisiti che deve possedere una segretaria virtuale sicuramente aiuta avere un background di segretaria o assistente.

In realtà non tutte le segretarie virtuali sono ex segretarie, quindi non è un requisito sine qua non, tuttavia occorre avere dominare sistemi informatici e ovviamente internet e avere una certa predisposizione per la tecnologia. Ci sono infatti tutta una serie di strumenti necessari per lavorare in maniera efficiente in remoto e che se non si conoscono, bisogna imparare.

Molti si impareranno col tempo, per cui bisogna avere per lo meno uno spirito “investigativo” per essere sempre aggiornate sugli ultimi tools e applicazioni. Altre caratteristiche importanti per una brava segretaria virtuale sono la riservatezza, la capacità di gestire il tempo in maniera ottimale e una buona capacità di mediazione. 

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